Para aquellas empresas cuyo ejercicio contable/fiscal coincida con el año natural, el plazo máximo para depositar sus Cuentas Anuales del ejercicio en el Registro Mercantil correspondiente a su domicilio social, suele ser el 30 de Julio, ya que el plazo es de 30 días desde la aprobación en Junta General de las mismas, y dicha Junta se tiene que producir dentro de los seis meses siguientes al cierre del ejercicio, es decir, para tener de plazo hasta el 30 de Julio, la Junta tendría que haberse producido el 30 de Junio, si se produce antes, el plazo para el depósito sería de 30 días desde esa fecha más temprana.
Previamente, los Administradores habrán tenido que formular dichas Cuentas Anuales, dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio.
Las Cuentas Anuales se componen de:
- Balance de Situación
- Cuenta de Pérdidas y Ganancias
- Estado de cambios en el patrimonio neto
- Estado de flujos de efectivo
- Memoria
DOCUMENTOS A PRESENTAR al Registro Mercantil
- Certificación de los acuerdos de la junta de socios de aprobación de dichas cuentas, debidamente firmadas, y de aplicación del resultado, así como, en su caso, de las cuentas consolidadas, a la que se adjuntará un ejemplar de cada una de ellas. Si alguno o varios de los documentos que integran las cuentas anuales se hubieran formulado en forma abreviada, se hará constar así en la certificación, con expresión de la causa.
- Las Cuentas Anuales (balance, cuenta de pérdidas y ganancias, estado de cambios de patrimonio neto, memoria, estado de flujos de efectivo).
- Los administradores presentarán también, si fuera obligatorio (empresas que no puedan formular cuentas anuales abreviadas), el informe de gestión y el informe del auditor, cuando la sociedad esté obligada a auditoría o ésta se hubiera acordado a petición de la minoría.
- Documento relativo a los negocios sobre acciones propias cuando la sociedad esté obligada a formularlo.
- Declaración acerca de la información medioambiental.
Para el depósito además de la información anterior deberemos presentar:
- Instancia al RRMM firmada por el solicitante.
- Certificación del acuerdo de aprobación de cuentas y aplicación del resultado, firmada por persona con facultades. La Ley 25/2011, de 1 de agosto, de reforma parcial de la Ley de Sociedades de Capital y de incorporación de la Directiva 2007/36/CE, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 11 de julio eliminó la obligatoriedad de incorporar la legitimación notarial de la firma.
- Certificación conforme las cuentas anuales se corresponden con las auditadas (en caso de sociedades obligadas a auditar)
FORMAS DE PRESENTACIÓN de las Cuentas Anuales
– En formato papel, presencialmente en el Registro.
– En formato digital: Con la aplicación D2, que facilita y actualiza cada año, el Colegio de Registradores de España, se pueden cumplimentar e importar todos los documentos descritos anteriormente, generar una huella digital del depósito, una instancia de presentación y unos ficheros, con los cuales, tenemos dos opciones:
A) Se llevan físicamente al Registro en soporte digital (CD/DVD), junto con la huella digital impresa, la instancia de presentación impresa y el Certificado de Aprobación de Cuentas.
B) Se realiza la presentación telemática, que puede ser:
– MIXTA: cuando se transmiten los ficheros a través del portal del Colegio de Registradores (www.registradores.org), se obtiene un acuse de recibo, el cual se imprime y se lleva al Registro junto con la huella digital, la instancia de presentación y el Certificado de Aprobación de Cuentas.
– COMPLETA: cuando se transmite todo telemáticamente al Registro: tanto los ficheros, la huella digital y la instancia de presentación generados con la aplicación D2, como el Certificado de Aprobación de Cuentas firmado, que hay que escanear en formato PDF e incorporarlo a la transmisión.
La aplicación D2 y el manual de uso de la misma: instucciones de cumplimentación de cuentas anuales, importación de otras aplicaciones, transmisión, etc, se pueden descargar en el portal del Colegio de Registradores.